Penerapan knowledge management di Museum Nasional

Seiring pertumbuhan dan perkembangan suatu informasi, tentu tidak hanya langsung menerapkannya tetapi harus melalui adanya suatu proses pengolahan serta pemanfaatan dari informasi yang ada. Untuk itu, supaya sebuah informasi menjadi bernilai, lalu berkembang menjadi sebuah pengetahuan di dalam suatu instansi, maka dibutuhkannya suatu sistem yang dikenal dengan knowledge management (KM).

Knowledge management memiliki peran yang sangat penting untuk meningkatkan kompetitor dan efisiensi kerja dari suatu organisasi. Knowledge management secara internal, seperti di Museum Nasional yang akan dibahas, yaitu penerapan knowledge management di Museum Nasional pada pengelolaan sumber daya manusia, sistem kelembagaan, sharing knowledge, sistem tata kelola, dan teknologi.

Pengetahuan berasal dari hasil pengolahan suatu data serta informasi yang didapatkan dari dalam maupun luar suatu instansi. Jika pengetahuan dikumpulkan kemudian dimanfaatkan, akan membuat suatu organisasi mampu dalam menghadapi persaingan pada tiap pesaing lainnya. Manajemen pengetahuan terbentuk dari suatu pengetahuan, di mana pengetahuan terbagi menjadi tiga jenis, yaitu sebagai berikut.

1. Tacit knowledge.

Pengetahuan ini berasal dari pemikiran seseorang sesuai dengan pengalaman yang dimiliki oleh individu di mana pengetahuan tersebut belum terdokumentasikan. Pengetahuan ini didapatkan atau berkembang melalui interaksi dan komunikasi dengan orang lain.

2. Explicit knowledge.

Merupakan pengetahuan yang telah terdokumentasikan, tertulis, dan tersebar yang memiliki suatu sifat struktural, sistematis, dan mudah untuk dikomunikasikan serta dibagikan kepada orang lain. Contoh dari pengetahuan yaitu buku, karya ilmiah, jurnal, referensi dsb.

Komponen manajemen pengetahuan.

Komponen manajemen pengetahuan terdiri dari tiga komponen, antara lain sebagai berikut.

1. People.

People merupakan orang yang memiliki pengetahuan. Manajemen pengetahuan yang baik pada komponen people ini di mana yang di dalam penerapannya didukung oleh ketersediaan resource individu yang memiliki kompetensi. Individu memiliki peran yang penting dalam manajemen pengetahuan.

2. Process.

Proses ini berasal dari pengaturan dari setiap proses. Manajemen pengetahuan ini mempunyai proses yang jelas untuk dapat mempermudah dalam pembuatan suatu inovasi pengetahuan dan mempermudah implementasi.

3. Technology.

Untuk mempermudah penerapan manajemen pengetahuan, komponen teknologi diperlukan untuk dapat membantu aliran data dan informasi yang terjadi dalam proses manajemen pengetahuan. Contoh: meng-capture, menyimpan, dan mempermudah dalam penggunaan informasi.

Penerapan manajemen pengetahuan di Museum Nasional.

Menurut Permendikbud (2015) museum merupakan lembaga yang berfungsi melindungi, mengembangkan, memanfaatkan koleksi, dan mengomunikasikannya kepada masyarakat. Museum Nasional merupakan museum tertua dan terbesar di Asia Tenggara yang didirikan pada tahun 1778 oleh para cendekiawan Belanda yang bernama Bataviaasch Genootschap van Kunsten en Wetenschappen (BG). Museum Nasional sejak tahun 2020 sedang dalam tahapan menuju Badan Layanan Umum (BLU).

Menurut Permendikbud (2012) Museum Nasional memiliki tugas melaksanakan pengkajian, pengumpulan, registrasi, perawatan, pengawetan, pengamanan, penyajian, publikasi dan fasilitasi di bidang benda bernilai budaya berskala nasional. Museum Nasional juga memiliki kegiatan dalam memberikan layanan pengunjung secara daring maupun luring, layanan penelitian, layanan perpustakaan, layanan praktik kerja museum, melakukan kerja sama dalam dan luar negeri, serta melakukan publikasi.

Penerapan knowledge management di Museum Nasional.

1. Pengelolaan sumber daya manusia.

Di dalam SDM ini karyawan dan staf adalah aset yang berharga bagi Museum Nasional. Karena itu Museum Nasional membuat strategi dan sistem human resource yang bersifat komprehensif. Hal-hal yang dilakukan yaitu karyawan melakukan perkerjaan sesuai dengan kemampuan di bidangnya. Sebagai museum pusat, Museum Nasional mengupakayan untuk menjadi acuan ataupun pedoman bagi museum-museum lain di Indonesia.

Kemudian pada bidang kajian dan penelitian, kapasitas SDM kurator Museum Nasional, baik secara kualitas dan kuantitas dapat dikatakan andal di bidangnya. Kemudian dari sisi distribusi SDM Museum Nasional juga baik, sehingga pekerjaan sering terkonsentrasi pada individu/karyawan sesuai dengan peran dan tugasnya. Jadi, Museum Nasional dari segi penanganan persoalan yang masuk terbilang baik dalam ranah tugas dan fungsi Museum Nasional.

2. Sistem kelembagaan.

Pada sistem ini, menggunakan visi bersama (shared vision) secara optimal. Terlihat dari internalisasi di seluruh jajaran pimpinan dan staf serta antar unit kerja. Selain itu apa yang menjadi tugas pokok yang tercermin dalam pembidangan struktur organisasi cukup jelas, sehingga tidak menimbulkan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

3. Budaya sharing knowledge.

Museum Nasional juga memiliki sharing knowledge. Contoh kegiatannya adalah rapat kerja museum, praktik kerja museum, sosialisasi Museum Nasional, dsb. Kegiatan sharing knowledgelainnya yaitu pada layanan edukasi. Museum Nasional menyediakan layanan edukasi guna meneruskan informasi kepada masyarakat. Pelayanan edukasi Museum Nasional diampu oleh para profesional yang ahli di bidangnya, berikut beberapa layanan edukasi yang ada di Museum Nasional:

a. Pemanduan/Tour Museum

b. Kelas Tari Tradisional

c. Ruang Bermain Anak KIDS CORNER

d. Akhir Pekan Di Museum Nasional

e. Ceramah Ilmiah/ Seminar dan Workshop

f. Lomba Cerdas Cermat Museum (LCCM)

4. Sistem tata kelola.

Pada sistem ini, bidang ketatalaksanaan koordinasi dalam penyusunan perencanaan dan pelaksanaan program antar unit cukup baik, memaksimalkan pelibatan publik dalam seluruh aspek pengelolaan kebijakan yang berbasis data, dan riset, serta bukti lapangan merupakan salah satu cara Museum Nasional untuk meningkatkan sistem tata kelola melalui laporan yang transparansi dan akuntabilitas dalam pelaksanaan program sehingga terlihat kejelasan dalam hal ukuran tingkat capaian kinerja program keterkaitan antar program, danperan dan kinerja organisasi.

5. Teknologi.

Museum Nasional sebagai tempat edukasi budaya dan teknologi informasi. Kemajuan teknologi informasi di museum tidak bisa dimungkiri lagi pada penerapan teknologi dalam berbagai aspek sudah menjadi kewajiban. Contohnya layanan publik, desain tata pamer, informasi koleksi, database koleksi dan kondisi koleksi. Dengan perkembangan teknologi informasi, Museum Nasional menyediakan layanan pemanduan daring, layanan digital berupa website dan Pustaka Museum Nasional untuk memenuhi kebutuhan informasi masyarakat tersedia di laman http://museumnasional.or.id.

Kesimpulannya, penerapan manajemen pengetahuan sangat dibutuhkan bagi Museum Nasional sebagai organisasi informasi yang memberdayakan human resource yang cukup banyak atau besar. Berdasarkan penerapan knowledge management di Museum Nasional terdapat beberapa komponen manajemen pengetahuan, yaitu pada manajemen SDM, sistem tata kelola, sistem kelembagaan, budaya sharing knowledge, dan teknologi. Oleh karena itu, KM harus ada pada sebuah organisasi untuk membantu individu dalam organisasi tersebut serta dapat saling menukar informasi dan KM ini juga dapat dikembangkan sehingga informasi yang telah ditukarkan itu dapat membantu organisasi dalam mengambil sebuah keputusan yang penting bagi organisasinya tersebut. Dengan menerapkan manajemen pengetahuan ini dapat memajukan sebuah organisasi atau instansi di bidang pengolahan informasi, pengetahuan, dan lain sebagainya.