Beberapa contoh situasi di mana email untuk rekan kerja dapat digunakan meliputi:
1. Bertukaran informasi.
Email rekan kerja dapat berupa berbagi update proyek, laporan kemajuan, atau informasi penting terkait pekerjaan.
2. Koordinasi tugas.
Mengatur pertemuan, menetapkan jadwal, atau berkoordinasi dalam rangka menyelesaikan tugas bersama.
3. Permintaan dan pemberian tanggapan.
Meminta atau memberikan masukan, tanggapan, serta klarifikasi terkait pekerjaan maupun proyek.
4. Pemberitahuan dan pengumuman.
Menginformasikan rekan kerja tentang perubahan, peristiwa, atau pengumuman yang berkaitan dengan organisasi atau tim.
5. Pertanyaan dan konsultasi.
Mengajukan pertanyaan atau meminta saran terkait aspek-aspek tertentu dari pekerjaan.
6. Rapat daring.
Terkadang email kepada rekan kerja dapat digunakan untuk mengkoordinasikan rapat, konferensi daring, dan memberikan agenda atau materi terkait.
Ketika berkomunikasi melalui email pastikan untuk menjaga profesionalisme. Termasuk penggunaan bahasa yang jelas, singkat, dan sopan. Selain itu, pastikan bahwa email tersebut memuat informasi yang diperlukan dan mempertimbangkan audiens.
Struktur penulisan email untuk rekan kerja.
foto: freepik.com
Struktur penulisan email bahasa Inggris untuk rekan kerja adalah sebagai berikut:
1. Subjek.
Ketika menulis email untuk rekan kerja pastinya memiliki subjek yang jelas. Subjek dapat berisi judul atau topik email yang singkat dan jelas. Di mana subjek email harus menarik perhatian penerima dan memberi gambaran tentang isi email.
Misalnya, "Invitation to online meeting on Friday, April 14, 2023" atau "Request for assistance with a project".
2. Sapaan.
Sudah sewajarnya jika setiap email yang dikirim kepada siapa, termasuk rekan kerja harus diawali dengan salam pembuka. Pilih salam pembuka yang sopan dan sesuai.
Jika penerima adalah rekan kerja yang sudah akrab, bisa menggunakan sapaan seperti "Hi" atau "Hello" diikuti dengan nama depan. Jika penerima adalah rekan kerja yang lebih senior atau formal, dapat menggunakan sapaan seperti "Dear" diikuti dengan nama belakang atau gelar. Misalnya, "Hi Rani" atau "Dear Mr. Lee".
3. Isi.
Setelah salam pembuka, kamu bisa menulis isi email. Isi berisi tentang pesan utama yang ingin disampaikan dalam email. Isi email harus jelas, singkat, dan relevan dengan subjek. Perlu diperhatikan isi email sendiri bisa dibagi menjadi beberapa paragraf, tergantung panjang dan kompleksitas pesan.
Paragraf pertama biasanya berisi tujuan atau alasan mengirim email. Paragraf selanjutnya berisi detail, penjelasan, permintaan, pertanyaan, atau informasi tambahan yang berkaitan dengan tujuan email.
Misalnya, "I am writing to invite you to an online meeting on Friday, April 14, 2023, at 10:00 a.m. The meeting will be held via Zoom and the link will be sent to you later. The purpose of the meeting is to discuss the progress and challenges of our current projects, as well as to share some updates and feedback from the management."
4. Penutup.
Kemudian pada penutup bisa menyertakan salam yang sopan untuk mengakhiri email. Penutup email bisa berisi ucapan terima kasih, harapan, atau tindakan lanjutan yang diharapkan dari penerima.
Penutup email juga bisa berisi informasi kontak atau tanda tangan pengirim. Misalnya, "Thank you for your cooperation and I look forward to seeing you online. Sincerely, Your name".
