SOP adalah standar operasional prosedur, ini tujuan dan manfaatnya

Brilio.net - SOP merupakan singkatan dari kata standar operasional prosedur. SOP adalah bagian dari peraturan tertulis yang dapat membantu dan mengontrol perilaku anggota organisasi. Dengan kata lain, SOP dapat dikatakan sebagai sarana untuk menghindari konflik dan permasalahan dalam pekerjaan pada suatu organisasi atau perusahaan.

SOP biasanya terdapat dalam suatu perusahaan atau organisasi, guna sebagai pedoman pelaksanaan administrasi perkantoran dalam rangka peningkatan pelayanan. Jadi SOP adalah alat manajemen untuk membuat keseragaman pola bisnis, keseragaman pola kerja, dan keseragaman kualitas dari sebuah proses atau produk yang akan dibuat atau dilaksanakan.

Maka dari itu, SOP menjadi salah satu hal yang sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau organisasi, karena memiliki peranan yang penting untuk pedoman dalam melakukan suatu proses pekerjaan. Biasanya, SOP dibuat dan didokumentasikan secara tertulis yang memuat prosedur atau alur proses kerja secara rinci dan sistematis.

Lebih lanjut, untuk mengetahui tujuan dan manfaat dari SOP, berikut ulasan brilio.net rangkum dari berbagai sumber pada Selasa (7/6).

Tujuan SOP.

foto: freepik.com

Pada dasarnya tujuan SOP adalah untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan. Adapun tujuan dari SOP di antaranya sebagai berikut.

1. Memudahkan proses pemahaman staf secara sistematis.

2. Memudahkan proses pengontrolan setiap proses kerja.

3. Memudahkan dan mengetahui terjadinya kegagalan, tidak efisiennya proses kerja, serta kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kewenangan pegawai.

4. Mempermudah proses pemberian tugas dan tanggung jawab kepada pegawai yang menjalankannya.

5. Melindungi organisasi atau unit kerja dari berbagai bentuk kesalahan administrasi.

6. Memberikan keterangan tentang dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam suatu proses kerja.

7. Dapat menghemat waktu dalam proses training karena SOP tersusun secara sistematis.

8. Memperjelas alur tugas, wewenang, serta tanggung jawab kepada pegawai yang menjalankannya.

9. Menjaga konsistensi kerja setiap petugas, pegawai, tim, dan semua unit kerja.

10. Menghindari kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.

Manfaat SOP.

foto: freepik.com

Adanya SOP memberikan manfaat bagi keberlangsungan dan perkembangan suatu perusahaan. Berikut manfaat adanya SOP.

1. Memberi informasi.
SOP memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya, memberikan informasi bagi upaya untuk meningkatkan kompetensi pegawai, serta memberikan informasi mengenai tugas dan penyusunan standar pelayanan.

2. Instrumen pelindung karyawan.
SOP sebagai instrumen perlindungan karyawan dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan. SOP juga membantu penyelesaian terhadap kesalahan prosedur dalam memberikan pelayanan.

3. Pedoman karyawan.
SOP dapat mempercepat karyawan untuk memahami standar dan cara kerja yang ditetapkan. SOP dapat menciptakan sebuah kedamaian kerja dan hubungan yang baik antara atasan dan bawahan.

4. Pedoman menilai karyawan.
Adanya SOP dapat digunakan sebagai pedoman dalam menilai kinerja karyawan. Apabila hasil yang diharapkan tidak tercapai maka pihak manajemen perlu melakukan evaluasi kinerja. Melalui SOP, manajemen mendapatkan umpan balik atas kinerja karyawan.

5. Sarana penelusuran ketidaksesuaian.
SOP dapat mempermudah manajemen dalam melakukan penelusuran atas ketidaksesuaian yang terjadi. Manajemen dapat berpegang pada SOP dalam melakukan identifikasi atas ketidaksesuaian.

Jenis SOP.

foto: freepik.com

1. SOP berdasarkan sifat kegiatan.

- SOP teknis, merupakan suatu prosedur yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.

- SOP administratif, merupakan suatu prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari dari satu peran atau jabatan.

2. SOP berdasarkan cakupan dan besaran kegiatan.

- SOP makro, merupakan suatu integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan. Contoh, SOP pengelolaan surat, SOP pemberian tanggapan terhadap surat masuk dan pengiriman surat.

- SOP mikro, merupakan bagian SOP makro atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang lebih besar cakupannya.

3. SOP berdasarkan cakupan dan kelengkapan kegiatan.

- SOP final, merupakan SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Misalnya, SOP penyusunan pedoman merupakan SOP final dari SOP penyiapan bahan penyusunan pedoman.

- SOP parsial, merupakan SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Karena kegiatan tersebut masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya.

4. SOP berdasarkan cakupan dan jenis kegiatan.

- SOP generik, merupakan SOP yang berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan, baik dari kegiatan yang di SOP-kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya. Misalnya, SOP pengelolaan keuangan di Satker A dan SOP pengelolaan keuangan di Satker B memiliki SOP generik.

- SOP spesifik, merupakan SOP yang berdasarkan dari sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki perbedaan, seperti tahapan kegiatan, kegiatan yang di SOP-kan, pelaksana kegiatan, dan tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan pada tempat lain karena sifatnya yang spesifik.

Sumber: Rifka. 2017. Step by Step Lancar Membuat SOP. Yogyakarta: Huta Publisher