Contoh surat resmi bahasa Inggris, lengkap dengan struktur dan cara membuatnya

Struktur surat resmi.

foto: freepik.com

Berdasarkan definisi surat resmi sebagai surat formal atau ditujukan kepada lembaga-lembaga resmi maka dalam penulisan pun harus rapi dan profesional. Surat resmi memiliki format tertentu yang mencakup komponen-komponen berikut:

1. Kop surat.

Kop surat biasanya terletak di bagian atas surat yang berisi identitas pengirim surat, seperti nama, alamat, nomor telepon, logo, atau lambang instansi.

2. Nomor surat.

Pada beberapa instansi memerlukan nomor surat yang menunjukkan kode dan urutan surat yang dikeluarkan oleh instansi. Nomor surat biasanya terdiri dari kode surat, nomor urut, nama lembaga, bulan, dan tahun.

3. Tanggal surat.

Ketika menulis surat resmi perlu adanya tanggal surat bagian ini yang menunjukkan kapan surat dibuat. Tanggal surat biasanya ditulis tanpa menyebutkan nama kota, karena sudah tercantum di kop surat. Nama bulan tidak disingkat dan tahun ditulis lengkap.

4. Lampiran.

Sementara, lampiran surat adalah bagian yang menunjukkan dokumen atau benda lain yang dilampirkan pada surat. Lampiran ditulis dengan menyebutkan jumlah dan jenisnya, misalnya Lampiran: 1 (satu) berkas.

5. Hal atau perihal.

Biasanya surat resmi juga menunjukkan pokok atau tujuan surat. Hal atau perihal ditulis dengan singkat dan jelas, misalnya Hal: Permohonan Izin.

6. Alamat tujuan.

Alamat tujuan merupakan bagian yang menunjukkan nama dan alamat penerima surat. Alamat tujuan ditulis dengan lengkap dan jelas, sesuai dengan identitas penerima.

7. Salam pembuka.

Baik surat resmi maupun surat lainnya memerlukan salam pembuka. Salam pembuka pada surat resmi menunjukkan sapaan atau hormat kepada penerima surat. Salam pembuka ditulis dengan bahasa yang sopan dan formal, misalnya Yth. Bapak/Ibu Direktur PT. Maju Jaya.

8. Isi surat.

Isi surat merupakan bagian yang menunjukkan pesan atau informasi yang ingin disampaikan oleh pengirim surat. Isi surat ditulis dengan bahasa yang baku, jelas, dan efektif. Isi surat biasanya terdiri dari tiga paragraf, yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.

9. Salam penutup.

Selain ada salam pembuka, ada juga salam penutup yang menunjukkan ucapan terima kasih atau harapan kepada penerima surat. Salam penutup ditulis dengan bahasa yang sopan dan formal, misalnya Hormat kami, Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

10. Nama terang dan jabatan.

Selanjutnya, ada nama terang. Nama terang dan jabatan biasa berupa identitas dan posisi pengirim surat. Nama terang dan jabatan ditulis dengan huruf kapital dan disertai dengan tanda tangan dan cap instansi.

11. Tembusan.

Terakhir, pada beberapa surat memerlukan surat resmi. Pada bagian tembusan mencantumkan pihak-pihak lain yang perlu mengetahui isi surat. Tembusan ditulis dengan menyebutkan nama dan jabatan pihak-pihak tersebut, misalnya Tembusan: 1. Kepala Dinas Pendidikan Kota Bandung 2. Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Bandung

Contoh surat resmi bahasa Inggris dan terjemahannya.

foto: freepik.com

1. Contoh surat resmi bahasa Inggris tentang An invitation letter

Surat undangan resmi (An invitation letter)
Rini Astuti Jl. Kebon Jeruk No. 12 Jakarta Barat 021-123456

Dear Mr. Budi,

I am writing to invite you to attend the graduation ceremony of my daughter, Rina, who will be graduating from the University of Indonesia with a Bachelor of Arts degree in English Literature. The ceremony will be held on:

Date: Saturday, 25 December 2023 Time: 10.00 a.m. Venue: Auditorium of the Faculty of Humanities, University of Indonesia Dress code: Formal

Please RSVP by 15 December 2023 to confirm your attendance. You can contact me at 0812-345678 or email me at riniastuti@gmail.com. I hope you can join us in celebrating this special occasion.

Sincerely, Rini Astuti

Terjemahan:

Rini Astuti Jl. Kebon Jeruk No. 12 Jakarta Barat 021-123456

Kepada Bapak Budi,

Saya menulis untuk mengundang Anda menghadiri upacara wisuda putri saya, Rina, yang akan lulus dari Universitas Indonesia dengan gelar Sarjana Sastra Inggris. Upacara tersebut akan diadakan pada:

Tanggal: Sabtu, 25 Desember 2023 Waktu: 10.00 pagi Tempat: Auditorium Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Indonesia Kode pakaian: Formal

Mohon konfirmasi kehadiran Anda sebelum 15 Desember 2023. Anda dapat menghubungi saya di 0812-345678 atau mengirim email ke riniastuti@gmail.com. Saya harap Anda dapat bergabung dengan kami dalam merayakan momen spesial ini.

Hormat saya, Rini Astuti

2. Contoh surat resmi bahasa Inggris tentang A job application letter

foto: freepik.com

Surat lamaran pekerjaan (A job application letter)
Andi Pratama Jl. Mangga No. 5 Bandung 022-456789

To: HR Manager PT. Maju Jaya Jl. Raya No. 10 Bandung

Dear Sir/Madam,

I am writing to apply for the position of Marketing Manager as advertised on your website. I have over five years of experience in marketing, sales, and customer service in various industries. I have a Bachelor of Business Administration degree from the Bandung Institute of Technology and a Master of Marketing degree from the University of Padjadjaran.

As a Marketing Manager at PT. Karya Indah, I was responsible for developing and implementing marketing strategies, managing marketing campaigns, conducting market research, and overseeing the marketing budget. I also led a team of 10 marketing staff and coordinated with other departments to ensure the achievement of the company’s goals. Some of my achievements include:

1. Increased sales by 25% in the first year and 35% in the second year

2. Expanded the customer base by 50% through online and offline channels

3. Won the Best Marketing Campaign Award from the Indonesian Marketing Association in 2022

I am confident that I have the skills, knowledge, and experience to contribute to the success of PT. Maju Jaya. I am eager to learn from your company and to share my ideas and insights. I have enclosed my resume and portfolio for your review. I am available for an interview at your convenience.

Thank you for your consideration. I look forward to hearing from you soon.

Sincerely, Andi Pratama

Terjemahan:

Andi Pratama Jl. Mangga No. 5 Bandung 022-456789

Kepada: Manajer SDM PT. Maju Jaya Jl. Raya No. 10 Bandung

Yth. Bapak/Ibu,

Saya menulis untuk melamar posisi Marketing Manager yang diiklankan di website Anda. Saya memiliki pengalaman lebih dari lima tahun di bidang pemasaran, penjualan, dan pelayanan pelanggan di berbagai industri. Saya memiliki gelar Sarjana Administrasi Bisnis dari Institut Teknologi Bandung dan gelar Magister Pemasaran dari Universitas Padjadjaran.

Sebagai Marketing Manager di PT. Karya Indah, saya bertanggung jawab untuk mengembangkan dan melaksanakan strategi pemasaran, mengelola kampanye pemasaran, melakukan riset pasar, dan mengawasi anggaran pemasaran. Saya juga memimpin tim 10 staf pemasaran dan berkoordinasi dengan departemen lain untuk memastikan pencapaian tujuan perusahaan. Beberapa prestasi saya antara lain:

1. Meningkatkan penjualan sebesar 25% di tahun pertama dan 35% di tahun kedua

2. Memperluas basis pelanggan sebesar 50% melalui saluran online dan offline

3. Memenangkan Penghargaan Kampanye Pemasaran Terbaik dari Asosiasi Pemasaran Indonesia pada tahun 2022

Saya yakin bahwa saya memiliki keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman untuk berkontribusi pada kesuksesan PT. Maju Jaya. Saya ingin belajar dari perusahaan Anda dan berbagi ide dan wawasan saya. Saya telah melampirkan resume dan portofolio saya untuk tinjauan Anda. Saya tersedia untuk wawancara sesuai dengan kenyamanan Anda.

Terima kasih atas pertimbangan Anda. Saya berharap mendengar kabar dari Anda segera.

Hormat saya, Andi Pratama

3. Contoh surat resmi bahasa Inggris tentang A permit letter

foto: freepik.com

Surat permohonan izin (A permit letter)
Rudi Hartono Jl. Melati No. 7 Surabaya 031-789123

To: The Principal SMA Negeri 1 Surabaya Jl. Kenanga No. 15 Surabaya

Dear Mr. Surya,

I am writing to request a leave of absence for my son, Rian Hartono, who is a student of class X-A at your school. He needs to take a leave of absence for medical reasons from 1 January 2023 to 15 January 2023.

My son has been diagnosed with dengue fever and has been advised by the doctor to rest at home for two weeks. He is currently undergoing treatment and medication at the Surabaya General Hospital. I have attached a copy of his medical certificate and prescription for your reference.

I kindly ask you to grant him a leave of absence and to inform his teachers about his condition. I also request you to provide him with any assignments or materials that he may miss during his absence. I will ensure that he completes his work and catches up with his studies as soon as he recovers.

I appreciate your understanding and cooperation in this matter. If you have any questions or concerns, please do not hesitate to contact me at 0813-456789 or email me at rudi.hartono@gmail.com.

Sincerely, Rudi Hartono

Terjemahan:

Rudi Hartono Jl. Melati No. 7 Surabaya 031-789123

Kepada: Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Surabaya Jl. Kenanga No. 15 Surabaya

Yth. Bapak Surya,

Saya menulis untuk meminta izin cuti untuk anak saya, Rian Hartono, yang merupakan siswa kelas X-A di sekolah Anda. Dia perlu mengambil cuti untuk alasan medis dari 1 Januari 2023 sampai 15 Januari 2023.

Anak saya telah didiagnosis dengan demam berdarah dan telah disarankan oleh dokter untuk beristirahat di rumah selama dua minggu. Dia saat ini sedang menjalani perawatan dan pengobatan di Rumah Sakit Umum Surabaya. Saya telah melampirkan salinan surat keterangan dokter dan resepnya untuk referensi Anda.

Saya mohon Anda untuk memberikan izin cuti dan untuk memberitahukan guru-gurunya tentang kondisinya. Saya juga meminta Anda untuk memberikan tugas atau materi apa pun yang mungkin dia lewatkan selama absennya. Saya akan memastikan bahwa dia menyelesaikan pekerjaannya dan mengejar pelajarannya segera setelah dia sembuh.

Saya menghargai pengertian dan kerjasama Anda dalam hal ini. Jika Anda memiliki pertanyaan atau kekhawatiran, silakan hubungi saya di 0813-456789 atau email saya di rudi.hartono@gmail.com.

Hormat saya, Rudi Hartono