Metode 5S: Cara efektif menciptakan tempat kerja impian

Metode 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seikesu Shitsuke) atau lebih dikenal dengan 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) adalah suatu cara atau metode penataan dan pemeliharaan wilayah kerja secara intensif. Konsep 5S yang berasal dari Jepang yang digunakan oleh manajemen dalam usaha memelihara ketertiban, efisiensi, dan disiplin di lokasi kerja sekaligus meningkatan kinerja perusahaan secara menyeluruh.

5S atau 5R menjadi salah satu elemen penting dalam mewujudkan ruang (lingkungan) tempat kerja yang nyaman. Jika lingkungan kerja kotor, peralatan kerja berserakan, dan tidak tersusun dengan rapi maka akan dapat berpengaruh pada produktivitas, kualitas, efisiensi, dan keselamatan kerja.

Berikut ini merupakan isi dari 5S, antara lain:

1. Seiriatau Ringkas, merupakan kegiatan menyingkirkan barang-barang yang tidak diperlukan sehingga segala barang yang ada di lokasi kerja hanya barang yang benar-benar dibutuhkan dalam aktivitas kerja.

2. Seitonatau Rapi, segala sesuatu harus diletakkan sesuai posisi yang ditetapkan sehingga siap digunakan pada saat diperlukan.

3.Seiso atau Resik, merupakan kegiatan membersihkan peralatan dan daerah kerja sehingga segala peralatan kerja tetap terjaga dalam kondisi yang baik.

4.Seiketsu atau Rawat, merupakan kegiatan menjaga kebersihan pribadi sekaligus mematuhi ketiga tahap sebelumnya.

5. Shitsuke atau Rajin, yaitu pemeliharaan kedisiplinan pribadi masing-masing pekerja dalam menjalankan seluruh tahap 5S.

Tak hanya dalam lingkup perusahaan saja, metode 5S sekarang telah banyak diterapkan dalam sektor apa pun, bahkan hingga ke kehidupan pribadi sekalipun. Di kala merebaknya pandemi Covid-19 ini mengakibatkan banyak di antara kita yang harus bekerja dari rumah (Work From Home).Di saat kerja dari rumah, sangatlah dibutuhkan lingkungan kerja yang nyaman untuk menjaga konsentrasi kita dalam menyelesaikan pekerjaan dan tanggung jawab.

Berikut ini lima tips mengatur area kerjamu agar dapat bekerja seefektif dan seefisien mungkin saat work from home.

1. Menyingkirkan barang-barang yang tidak terpakai dari area kerja (SeiriRingkas).

Prinsipnya, jika barang tersebut tidak dibutuhkan maka harus dibuang. Barang yang tidak dibutuhkan adalah barang-barang yang sudah tidak berguna dan tidak berhubungan dengan pekerjaan. Selain itu, aktivitas Seiri juga meliputi pemilahan antara barang-barang yang masih diperlukan dan yang tidak diperlukan. Jika masih diperlukan, barang tetap disimpan di area kerja. Semakin kecil jumlah barang di suatu area, maka akan membuat area kerja semakin lapang dan membantu kelancaran dan konsentrasi kerja.

2. Atur letak dan penyimpanan barangbarang yang digunakan (SeitonRapi).

Dengan mengatur letak dan penyimpanan barang-barang diharapkan akan menunjang kelancaran kerja dan peningkatan produktivitas kerja. Setelah aktivitas Seiri, tentu kini barang yang tersisa di area kerja hanyalah yang memang dibutuhkan dalam pekerjaan.

Tugas selanjutnya adalah mengatur tempat penyimpanan dan peletakan barang-barang tersebut sehingga mudah ditemukan dan mudah diidentifikasi dengan posisi yang ergonomis sehingga kita tidak perlu repot mencari sebelum menggunakannya. Konsepnya adalahzero time finding, artinya waktu mencari barang harus sangat cepat sehingga mengurangistressaat mencari barang dan menjadikan area kerja lebih produktif.

3. Pastikan Kebersihan semua barang (Seiso-Resik).

Setelah semua barang memiliki tempat masing-masing, maka aktivitas selanjutnya adalah membersihkan dan memastikan kebersihan semua barang dan area kerja pada kondisi puncak. Area kerja yang bersih tidak hanya menjadikan lingkungan kerja menjadi sehat dan nyaman, tetapi juga membuat motivasi kerja kita meningkat.

4. Konsisten menerapkan ketiga hal di atas (SeiketsuRawat).

Hal di atas akan terasa sangat singkat kenyamanannya apabila kita tidak bisa merawat kebersihan dan kenyamanan dari tempat kerja kita, walau tempat kerja tersebut di rumah sekalipun. Maka dari itu diperlukan konsistensi dalam perawatannya. Hal yang bisa dilakukan adalah dengan berprinsip dan mengatur jadwal dalam agenda kerja kita. Setiap berapa lama sekali kita harus membereskan, merapikan, dan membersihkan ruang kerja kita sendiri.

5. Memelihara budaya kebiasaan baru kita agar tidak mengalami kemunduran (ShitsukeRajin).

Ketika keempat S sudah dilakukan, maka akan terbentuk suatu kebiasaan kerja baru yang berlaku di area kerja. Pelihara fokus terhadap keempat S tersebut dan jangan sampai kebiasaan lama perlahan kembali dilakukan. Jika kegiatan 5S dilakukan secara teratur, maka akan tercipta sebuah kebiasaan untuk menjaga kebersihan dan keteraturan. Jika kebiasaan ini dilakukan dengan kesadaran penuh tanpa harus selalu dikomando, akan tumbuh sebuah karakter. Karakter inilah yang akan membentuk budaya dan memberikan dampak besar bagi kesuksesan besarmu.