Brilio.net - Sudah membagi tugas, menyepakati tenggat waktu, bahkan mulai mengerjakan bagian sendiri. Namun, tiba-tiba rekan kerja mengubah keputusan yang sebelumnya sudah disetujui. Situasi seperti ini bisa membuat pekerjaan berantakan, terutama jika perubahan dilakukan berulang kali tanpa pembicaraan lebih dulu.

Menghadapi rekan kerja yang sering mengubah kesepakatan memang perlu kehati-hatian. Kamu perlu menjaga hubungan profesional, tetapi bukan berarti harus selalu menerima perubahan yang berpotensi menambah beban kerja sendiri. Kuncinya adalah meminta kejelasan, mencatat kesepakatan, dan menetapkan batas tanggung jawab secara wajar.

Mengapa rekan kerja sering mengubah kesepakatan bisa mengganggu pekerjaan?

Perubahan keputusan sebenarnya tidak selalu menjadi masalah. Dalam pekerjaan, ada situasi ketika prioritas bergeser, permintaan atasan berubah, atau muncul informasi baru yang membuat rencana awal perlu disesuaikan.

Masalah muncul ketika perubahan dilakukan tanpa komunikasi yang jelas. Contohnya, rekan kerja awalnya bersedia mengerjakan bagian laporan, tetapi mendadak meminta kamu mengambil alih setelah pekerjaan hampir selesai.

Kondisi tersebut bisa menimbulkan beberapa dampak:

- Jadwal pekerjaan terganggu. Tugas yang sudah disusun harus diatur ulang karena ada perubahan mendadak.
- Beban kerja tidak seimbang. Kamu bisa menerima tanggung jawab tambahan tanpa pembagian ulang yang disepakati.
- Hasil pekerjaan tidak konsisten. Perubahan instruksi berulang membuat pekerjaan harus direvisi beberapa kali.
- Hubungan kerja menjadi canggung. Kesalahpahaman bisa muncul karena masing-masing merasa sudah menjalankan kesepakatan awal.

Karena itu, penting untuk membedakan perubahan yang memang dibutuhkan pekerjaan dengan perubahan yang terjadi karena komunikasi dan komitmen yang kurang jelas.

Cara menghadapi rekan kerja yang sering mengubah kesepakatan

Kamu tidak harus langsung berkonflik ketika rekan kerja mengubah keputusan. Ada beberapa langkah yang bisa dilakukan agar masalah tetap dibicarakan secara profesional.

1. Jangan langsung menyetujui perubahan

Ketika rekan kerja menyampaikan perubahan, jangan terburu-buru menjawab iya, terutama jika perubahan tersebut memengaruhi pekerjaan yang sedang kamu tangani.

Luangkan waktu untuk memahami permintaannya. Periksa kembali tugas yang sudah berjalan, tenggat waktu, dan tanggung jawab masing-masing.

Kamu bisa menjawab:

"Sebentar, aku cek dulu pekerjaan yang sedang berjalan. Kalau pembagiannya berubah, berarti ada beberapa bagian yang perlu disesuaikan."

Respons ini memberi ruang untuk mempertimbangkan perubahan tanpa langsung menolak atau menerima.

2. Tanyakan alasan perubahan kesepakatan

Jangan langsung menganggap rekan kerja sengaja menghindari tanggung jawab. Bisa saja ada instruksi baru, pekerjaan mendesak, atau kendala yang belum disampaikan.

Tanyakan alasan perubahan secara langsung dan netral.

Contoh kalimat:

"Boleh tahu kenapa pembagian tugasnya berubah? Supaya aku bisa menyesuaikan pekerjaan yang sudah berjalan."

Dari jawaban tersebut, kamu bisa mengetahui apakah perubahan memang diperlukan atau perlu dibicarakan kembali karena berpotensi membebani salah satu pihak.

3. Jelaskan dampaknya terhadap pekerjaanmu

Jika perubahan membuat pekerjaanmu bertambah, sampaikan dampaknya secara konkret. Hindari hanya mengatakan bahwa kamu keberatan tanpa menjelaskan alasannya.

Misalnya, kamu sedang menyelesaikan laporan dengan tenggat hari Jumat, tetapi rekan kerja meminta tambahan tugas yang juga harus selesai pada hari yang sama.

Kamu bisa mengatakan:

"Kalau bagian ini ikut aku kerjakan, laporan yang sebelumnya harus selesai Jumat mungkin perlu mundur. Bisa kita tentukan dulu mana yang menjadi prioritas?"

Dengan begitu, pembicaraan berfokus pada kapasitas dan hasil pekerjaan, bukan persoalan pribadi.

4. Minta kesepakatan baru secara tertulis

Kesepakatan yang hanya dibicarakan secara lisan lebih mudah menimbulkan perbedaan ingatan. Karena itu, setelah ada perubahan, rangkum kembali hasil pembicaraan melalui email atau grup kerja.

Misalnya:

"Jadi, setelah pembagian tugas diperbarui, aku menangani laporan penjualan dan kamu menyelesaikan rekap data. Target pengumpulan tetap Jumat pukul 15.00, ya."

Pesan singkat seperti ini membantu semua pihak memiliki acuan yang sama. Jika ada perubahan lagi, kamu juga bisa merujuk pada kesepakatan terakhir.

5. Tetapkan batas kemampuan dan tanggung jawab

Tidak semua permintaan tambahan harus diterima. Jika perubahan membuat beban kerja tidak masuk akal, sampaikan batas kemampuan dengan tetap menawarkan alternatif.

Contoh:

"Aku bisa membantu bagian ini, tetapi tidak bisa mengambil semuanya karena masih ada pekerjaan lain yang harus diselesaikan. Bagaimana kalau kita bagi dua?"

Kamu juga bisa meminta atasan menentukan prioritas apabila dua pekerjaan sama-sama dianggap mendesak.

6. Bicarakan secara pribadi jika perubahan terus berulang

Jika pola yang sama terjadi beberapa kali, ajak rekan kerja berbicara secara langsung. Pilih waktu yang tidak sedang dipenuhi tekanan pekerjaan.

Sampaikan masalah berdasarkan kejadian yang spesifik, bukan dengan memberi label seperti plinplan atau tidak bertanggung jawab.

Contohnya:

"Beberapa kali pembagian tugas berubah setelah kita sepakat. Aku jadi kesulitan mengatur waktu karena pekerjaan yang sudah berjalan perlu disesuaikan lagi. Ke depannya, bisa kita pastikan dulu pembagian tugas sebelum mulai mengerjakan?"

Pembicaraan pribadi memberi kesempatan bagi kedua pihak untuk menjelaskan kendala dan mencari pola kerja yang lebih jelas.

7. Libatkan atasan jika sudah mengganggu pekerjaan

Jika sudah dibicarakan tetapi perubahan terus terjadi dan berdampak pada target tim, kamu bisa meminta bantuan atasan.

Bawa catatan mengenai pembagian tugas awal, perubahan yang terjadi, serta dampaknya terhadap pekerjaan. Hindari menyampaikan masalah hanya sebagai keluhan tentang karakter rekan kerja.

Fokuskan pembicaraan pada hal yang perlu diputuskan, misalnya pembagian tanggung jawab, prioritas pekerjaan, atau tenggat waktu yang realistis.

Contoh kalimat untuk menghadapi rekan kerja yang mengubah kesepakatan

Memilih kata-kata yang tepat bisa membantu pembicaraan tetap tenang. Berikut beberapa contoh yang bisa disesuaikan dengan situasi di kantor.

SituasiContoh kalimat
Tenggat berubah
Tenggat waktu berubah mendadak
“Kalau tenggatnya dimajukan, bagian mana yang perlu diprioritaskan lebih dulu?”
Tugas dialihkan
Tugas dialihkan kepadamu
“Aku bisa bantu, tetapi perlu kita cek lagi pembagian tugas yang sudah disepakati.”
Instruksi berubah
Instruksi berubah berkali-kali
“Supaya tidak bolak-balik revisi, bisa kita pastikan dulu arahan finalnya?”
Bantuan di luar kesepakatan
Rekan kerja meminta bantuan di luar kesepakatan
“Aku belum bisa mengambil bagian itu karena masih ada tanggung jawab yang harus diselesaikan.”
Perubahan terlambat
Perubahan tidak disampaikan sejak awal
“Ke depannya, tolong kabari lebih awal kalau ada perubahan supaya aku bisa menyesuaikan jadwal.”

 

Kalimat tersebut tidak harus digunakan persis seperti contoh. Sesuaikan dengan hubungan kerja, kebiasaan komunikasi di kantor, dan tingkat urgensi pekerjaan.

Kesalahan yang sebaiknya dihindari saat menghadapi rekan kerja

Ada beberapa respons yang justru bisa memperpanjang masalah jika dilakukan saat sedang kesal.

- Selalu mengiyakan perubahan. Kebiasaan ini bisa membuat pembagian tanggung jawab semakin tidak jelas.
- Menyindir di grup kantor. Sindiran dapat memperkeruh suasana dan membuat masalah pribadi melebar ke tim.
- Mengandalkan ingatan. Tanpa catatan, kamu akan kesulitan menunjukkan kesepakatan yang pernah dibuat.
- Membalas dengan mengubah kesepakatan sendiri. Tindakan ini justru membuat koordinasi semakin kacau.
- Mengadu tanpa membawa contoh konkret. Jika perlu meminta bantuan atasan, siapkan kronologi dan dampak pekerjaan agar masalah lebih mudah dievaluasi.

Checklist agar kesepakatan kerja lebih jelas

Sebelum mulai mengerjakan tugas bersama rekan kerja, pastikan beberapa hal berikut sudah dibicarakan:

Checklist pembagian tugas tim
Pembagian tugas setiap anggota tim sudah jelas.
Tenggat waktu dan target hasil sudah disepakati.
Penanggung jawab setiap pekerjaan sudah ditentukan.
Perubahan tugas harus dikomunikasikan kepada pihak terkait.
Kesepakatan terbaru dicatat melalui pesan atau email.
Prioritas pekerjaan ditentukan jika ada tugas mendadak.
Kendala yang berulang dibicarakan bersama atau dengan atasan.

 

Dengan catatan yang jelas, perubahan pekerjaan bisa dibicarakan berdasarkan kondisi dan tanggung jawab, bukan sekadar perbedaan ingatan atau asumsi.

Bagaimana cara menghadapi rekan kerja yang sering mengubah kesepakatan?

Hadapi dengan meminta penjelasan alasan perubahan, mengecek dampaknya terhadap pekerjaan, dan menyepakati ulang pembagian tugas serta tenggat waktu. Catat hasil pembicaraan melalui pesan atau email. Jika perubahan terus berulang hingga mengganggu pekerjaan, bicarakan secara pribadi atau minta bantuan atasan dengan membawa contoh kejadian yang konkret.

FAQ

1. Bagaimana cara menghadapi rekan kerja yang tidak konsisten?

Tanyakan alasan perubahan keputusan, sampaikan dampaknya terhadap pekerjaan, lalu rangkum kesepakatan terbaru secara tertulis. Jika terus berulang, bicarakan secara pribadi.

2. Bagaimana cara menolak tugas tambahan dari rekan kerja?

Jelaskan pekerjaan yang sedang menjadi tanggung jawabmu dan kapasitas yang tersedia. Jika memungkinkan, tawarkan pembagian tugas atau minta atasan menentukan prioritas.

3. Apakah perlu menyimpan bukti kesepakatan kerja?

Ya. Catatan melalui email, grup kerja, atau aplikasi komunikasi kantor dapat membantu menghindari perbedaan pemahaman mengenai pembagian tugas dan tenggat waktu.

4. Kapan masalah dengan rekan kerja perlu disampaikan kepada atasan?

Ketika perubahan kesepakatan terus berulang, sudah dibicarakan secara langsung, tetapi tetap mengganggu target, pembagian tanggung jawab, atau kelancaran pekerjaan tim.

5. Bagaimana jika rekan kerja mengubah kesepakatan karena instruksi atasan?

Minta penjelasan mengenai prioritas dan dampak perubahan tersebut. Jika tugas lama dan baru sama-sama mendesak, mintalah atasan menentukan pekerjaan yang perlu didahulukan.